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要約力の向上(STEP1 情報収集)

2022 年 4 月 15 日 by yasukuni

要約力の向上についてどうすれば相手が満足する情報を伝えることができるか「情報収集」のあり方について記載します。

本記事は「９割捨てて10倍伝わる「要約力」　最短・最速のコミュニケーションで成果は最大化する | 山口拓朗 | ビジネス・経済 | Kindleストア | Amazon」という書籍の一部章で解説されている内容となります。

ご興味がある方は是非読んでみてください。

良い要約をするために

例えば「○○○○会社」の良いところを教えてください。

この問いを要約して回答するためには、まず、良いところを沢山知っている必要があります。
その為の情報取集が必要です。

信頼できる情報源から集める

例えば「会社のパンフレットから情報を集める」と、「隣の人に聞いてみる」
では情報の質や重みに違いが生まれます。

資料、カタログ、Webページ、新聞、テレビなどもあれば
見聞きした情報、SNSなど信ぴょう性が、あやふやなものもあります。

信ぴょう性が低い情報を要約しても、発信している当人が「多分〇〇と思います」と
あやふやな回答になるのは想像に足りると思います。

信頼できるソースから集める情報が大切です。

アンテナを張る

ファッション好きのAさん、グルメ好きのBさん
同じ道を歩いていても、Aさんはすれ違う人の服、Bさんは行列のお店が気になるようです。

同じ情報をインプットしていても頭に残る情報は異なります。
同様に、ネットニュースのトピックスを見ても、無意識に開く記事を取捨選択を行います。

ただ、人間の頭は良くできていて「○○○」の良いところを探そうと思っていると
自然とそういった関連情報をインプットするように働きます。

つまり、普段から「時事」について情報収集したいと思っていなければ
「ニュース」や「ネット記事」でそういった情報があってもスルーしてしまいますし
ウクライナ情勢について要約してと言われても、要約できるだけの情報がないということです。

質問

得た情報に対して、why(なぜ)、how(どうやって)、if(もし〇〇だったら)と質問又は、
自問自答することで情報の理解や、信ぴょう性を高めることができる。

Aさん：「○○屋は人気だ」
Bさん：「why(なぜ)、そう思ったのですか？」
Aさん：「お昼に人が並んでいた」
Bさん：（券売機に要領悪い人が偶々居たのかな・・・、雨だから近場で済ませたのかな)
Aさん：「if(もし)夜だったら、人が並ぶようなことあるんですかね？」
Bさん：「夜はみたことがないから分からない」

認知バイアス

「〇〇だから△△△だ」というような決めつけ・思い込みの事。

「行列だから人気店だ」
⇒ 席数が少ないのでは？
⇒ 提供が遅いのでは？

認知バイアスが働くと、正しい判断ができず偏見や思い込みで情報をインプット
又は、インプットから除外してしまうので注意。多角的に物事を捉えましょう。

本質を見抜く

本質とは「物事の根本的な性質や姿の事」
本質を見抜くためには、「観察力」と「洞察力」を養う必要がある。

  • 観察力・・・物事の状況や様子など目に見える情報を注意深く見る力。
  • 洞察力・・・目に見える情報をヒントに、その屋台骨となる「目に見えない本質」を見抜く力。

人間は、自分が認識できる範囲でしか物事を考えることができません。
観察によって認識する物事の量を増やすことこそが、本質を見抜く力を上げる唯一のアプローチ。

抽象情報⇔具体情報

抽象(花粉症) ⇔ 具体(鼻水、かゆみ、アレルギー）
抽象(インターネット) ⇔ 具体(HP, メール、SNS）

など情報は抽象⇔具体と表すことができます。以前娘が「私は誰でしょう？」と質問してきました。

私は青いです。

私は押し入れで寝ます

と質問してきました。答えは「ドラえもん」らしいのですが、全く回答が思いつきませんでした・・・

この頭の回路は、普段から見聞きするものに対して「〇〇の抽象は」「〇〇の具体は」などを
考えることで養われます。

まとめ

読み進めるにあたり、魔法のような方法(銀の弾)があるのかと期待していましたが
現実にはそのようなテクニックは無いようです。

色々な物事に興味を持ち、「何故」と疑問に持ち、その本質を理解し
頭の情報を引っ張り出す回路をトレーニングする。

という日頃の訓練の賜のようです。

例えば「担当業務の生産性を上げる方法を思いつくだけ答えてください」という質問をされると仮定した場合

  • 10個位答えられますか？（情報収集のアンテナ張っていますか？）
  • 思いついた対策は、マインドマップの様に抽象／具体で頭の中でグループ分け出来ていますか？
  • 深く情報を理解できていますか？ (why / how / if )
    　- why:なぜそれが生産性を上げることができるか？
    　- how:どうやってそれを実現するか？
    　- if:もし、それをしないとどの位生産性に影響がありますか？
  • 担当業務について「〇〇はやるもの」だとバイアスはかかっていないですか？
    （ゼロベースで考えられていますか？）

などを常日頃から考えておく必要がありそうです。

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